Consultlocusin tietosuojakäytäntö

1. Johdanto

Consultlocus a/s ilmoittaa toimeksiannoista markkinoiden parhaille IT-konsulteille. Consultlocus a/s:n näkemys jokaisesta konsultista antaa meille mahdollisuuden saavuttaa täydellinen vastaavuus asiakkaan ja konsultin välillä. Siksi voidaan liioitella sanoa, että Consultlocus a/s ansaitsee elantonsa henkilötietojen käsittelystä. Siksi meille on myös ratkaisevan tärkeää, että konsulttejamme koskevia henkilötietoja käsitellään vastuullisesti ja turvallisesti, jotta sinä konsulttina tiedät, että voit turvallisesti uskoa henkilötietosi meille. Tiedämme, että meillä on henkilötietojasi lainassa vain jonkin aikaa ja että voit milloin tahansa pyytää meitä lopettamaan sinua koskevien henkilötietojen käsittelyn.

2. Mitä henkilötietoja Consultlocus a/s käsittelee?

Konsulttien kanssa tehtävä konsultointityö tapahtuu viidessä eri päävaiheessa: rekrytoinnissa, valinnassa, sopimuksessa, seurannassa ja arvioinnissa. Rekrytointivaiheessa keräämme asiaankuuluvaa tietoa mahdollisen konsultin taustasta, mukaan lukien konsultin ansioluettelon. Tyypillinen ansioluettelo sisältää nimen, osoitteen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, aikaisemmat työt, harrastukset, syntymäaika ja siviilisäädyn (tavalliset henkilötiedot). Ansioluettelot eivät sisällä elvytysnumeroita, vaan mahdollisia tietoja rikostuomioista ja, jos se on konsultin kannalta merkityksellistä, mahdollisesti terveystietoja (arkaluonteisia henkilötietoja). Haastatteluprosessin perusteella arvioidaan, sopiiko ehdokas Consultlocus a/s:n konsultointisalkkuun. Valintaprosessissa Consultlocus a/s pyytää myös rikosrekisteriä (erityisesti säänneltyjä henkilötietoja) sekä aiempien työnantajien viittauksia (tavalliset henkilötiedot). Kaikki asiaankuuluvat tiedot tallennetaan ja käsitellään konsulttitietokannassamme. Rikosrekisteriä ei kuitenkaan tallenneta, mutta tietokannassa todetaan, että olemme nähneet rikosrekisterin. Joissakin tilanteissa Consultlocus a/s käyttää persoonallisuustestejä (arkaluonteisia henkilötietoja). Kun asiakas tarvitsee konsultointia, Consultlocus tunnistaa konsulttitietokannan perusteella tehtävään parhaiten sopivat profiilit. Consultlocus a/s laatii yleiskatsauksen tehtävään liittyvien ehdokkaiden kanssa. Lomake lähetetään asiakkaalle yhdessä hakijan ansioluetteloiden kanssa (tavalliset henkilötiedot). Kun asiakas on valinnut tehtävään soveltuvan konsultin, Consultlocus a/s varmistaa, että konsultin kanssa laaditaan sopimus, joka sisältää asiaankuuluvat tiedot toimeksiannosta, esimerkiksi toimeksiannon odotetusta kestosta, sovitusta tuntitaustasta sekä konsultin tilinumerosta (tavalliset henkilötiedot). Consultlocus a/s varmistaa, että luottamuksellisuutta koskevat lausumat ja muut sopimusperustaan sisältyvät asiaankuuluvat asiakirjat saadaan. Toimeksiannon aikana Consultlocus seuraa jatkuvasti, miten asiakkaan ja konsultin yhteistyö etenee. Nämä tiedot (tavalliset henkilötiedot) on dokumentoitu Consultlocus a/s:n sisäisissä järjestelmissä. Asiakkaan ja konsultin yhteistyön molemmissa päissä Consultlocus a/s suorittaa asiakkaan ja konsultin toimittamien tietojen perusteella konsultin suorituskyvyn arvioinnin, joka tallennetaan myöhempää käyttöä varten (tavalliset henkilötiedot) Consultlocus a/s:n sisäisissä järjestelmissä.

3. Kuinka kauan Consultlocus a/s säilyttää henkilötietojasi?

Consultlocus a/s:n ydinliiketoimintana on välittää toimeksiantoja riippumattomille IT-konsulteille konsulttien ansioluettelon (ja muiden asiaankuuluvien tietojen) perusteella, jotka Consultlocus a/s käsittelee konsultin suostumuksella, ks. jäljempänä oleva 5 jakso. Niin kauan kuin konsultti päivittää säännöllisesti työpaikkansa tilaa, Consultlocus a/s katsoo konsultin suostumuksen pysyvän voimassa. Konsulttien osalta, jotka ovat ilmoittaneet olevansa komennuksessa, Consultlocus a/s harkitsee suostumuksen peruuttamista, jos konsultti ei ole päivittänyt työasemaansa 24 kuukauden ajan viimeisen ilmoitetun toimeksiannon päättymisestä. Konsulttien osalta, jotka ovat ilmoittaneet, että he eivät työskentele toimeksiannossa, Consultlocus a/s harkitsee suostumuksen peruuttamista, jos konsultti ei ole päivittänyt työtilannettaan 24 kuukauteen. Jos konsultti ilmoittaa aktiivisesti, että se ei enää halua vastaanottaa toimeksiantoja Consultlocus a/s:n kautta, Consultlocus a/s pitää tätä tietenkin myös konsultin suostumuksen peruuttamisena. Oletusarvoisesti Consultlocus a/s poistaa välittömästi sen jälkeen, kun konsultti on peruuttanut suostumuksensa, kaikki konsulttia koskevat henkilötiedot Consultlocus a/s:n järjestelmissä. Jos konsultti on kuitenkin myyty Consultlocus a/s:n kautta alle 5 vuotta ennen suhteen päättymistä tehdyllä sopimuksella, Consultlocus a/s on kirjanpitolain sääntöjen mukaisesti velvollinen jatkamaan konsulttia koskevien tietojen käsittelyä, kunnes he ovat 5-vuotiaita. Consultlocus a/s jatkaa eläkkeellä olevien konsulttien henkilötietojen käsittelyä, jos he haluavat liittyä Consultlocus a/s:n eläkeläiskerhoon, kunnes joko suostumus peruutetaan tai 24 kuukauden kuluttua ilman vastausta Consultlocuksen tiedusteluihin.

4. Kenelle Consultlocus a/s luovuttaa henkilötietojasi?

Kun yhdellä asiakkaistamme on toimeksianto, jonka uskomme vastaavan konsultin profiilia, luovutamme konsultin henkilötietoja asiakkaallemme. Kun asiakkaamme käsittelevät konsultteidemme henkilötietoja omassa yrityksessään, he ovat itsenäisesti vastuussa sinulle konsulttina. Osana yhteistyötämme muiden konsulttiyritysten kanssa Consultlocus a/s paljastaa toisinaan konsulteistamme henkilötietoja (tyypillisesti ansioluetteloita). Tämä ilmoitus tehdään kuitenkin vain konsultin nimenomaisella suostumuksella. Consultlocus a/s käyttää useita IT-toimittajia IT-järjestelmiemme käytön ja ylläpidon hoitamiseen. IT-toimittajamme käsittelevät vain sinua koskevia henkilötietoja noudattaen meiltä antamiamme ohjeita. Olemme tehneet IT-toimittajiemme kanssa tietojenkäsittelysopimuksia, jotka sisältävät muun muassa turvallisuusvaatimuksemme. Rekrytointiprosessimme yhteydessä käsittelemme potentiaalisten konsulttien henkilötietoja. Tämän hoidon oikeusperusta on, että konsultti on aktiivisesti antanut Consultlocus a/s:lle suostumuksensa sen hoitoon. Consultlocus käsittelee jatkuvasti uusia henkilötietoja konsultista, kun konsultti päivittää säännöllisesti työpaikkansa tilaa ja cv:tä. Hoidon peruste perustuu alun perin annettuun suostumukseen. Kun Consultlocus a/s vastaa konsultin profiilia tiettyyn toimeksiantoon, suoritetaan useita uusia henkilötietojen käsittelyjä. Tämän käsittelyn oikeusperusta on, että se on edellytys sellaisen Consultlocus a/s-sopimuksen tekemiselle, jonka osapuoli konsultti on. Jotta Consultlocus a/s voi täyttää asiakkaaseen liittyvät sopimusvelvoitteensa, Consultlocus a/s käsittelee sinua koskevia jatkuvia henkilötietoja, esimerkiksi sitä, onko toimitettu tuntityö jne. Consultlocus a/s käy myös jatkuvaa vuoropuhelua asiakkaan kanssa siitä, miten he kokevat ja arvioivat työsi laatua. Hoidon perustana on se, että Consultlocus a/s:n sopimusvelvoitteet asiakasta kohtaan näkyvät Consultlocus a/s:n ja konsultin välisessä sopimuksessa ja että kohtelu johtuu näin ollen sen sopimuksen täyttämisen luonnollisesta jatkamisesta, jonka osapuoli konsultti on.

6. TIETOTURVA

Consultlocus a/s:n tietoturvaa säätelee tietoturvapolitiikkamme, joka muunnetaan sisäisiksi ohjeiksi ja tietoturvaohjeiksi. Valmistelemme ja ylläpidämme riskinarviointia, jota käytämme tietoturvauhkien dokumentoinniin ja niiden teknisten ja hallinnollisten toimenpiteiden tunnistamiseen, jotka meidän on toteutettava uhkien torjumiseksi. Keskitymme erityisesti toimenpiteisiin, joilla varmistetaan, että asiattomat henkilöt eivät pääse henkilötietoihisi. Olemme muun muassa ottaneet käyttöön menettelyt henkilötietojen käsittelyoikeuksien myöntämiseksi työntekijöillemme. Oikeudet myönnetään tarve saada tietoa -periaatteella. Valvomme työntekijöidemme pääsyä puunkorjuun ja valvonnan avulla. Consultlocus a/s:n sisäisten järjestelmien lisäksi käytämme ulkoisia IT-toimittajia, jotka vastaavat IT-ratkaisujemme toiminnasta ja ylläpidosta. Tietoturvavaatimuksemme on esitetty it-toimittajiemme kanssa tekemissämme tietojenkäsittelysopimuksissa. Seuraamme jatkuvasti sitä, että IT-toimittajamme täyttävät vaatimuksemme. Jos tietoturvaloukkaus johtaa suureen identiteettivarkauden, taloudellisen menetyksen, maineen menettämisen tai muun merkittävän haitan riskiin, ilmoitamme sinulle tietoturvaloukkauksesta mahdollisimman pian.

7. Oikeutesi

Konsulttina Consultlocus a/s:ssä sinulla on useita yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia, jotka liittyvät sinusta käsittelemääni henkilötietoihin.
  • Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita käsittelemme sinusta
  • Sinulla on oikeus saada rekisteröinnyt henkilötietosi oikaistuksi ja päivitettäväksi
  • Sinulla on oikeus poistaa sinua koskevat rekisteröinniksemme henkilötiedot
  • Sinulla on oikeus saada kopio Tiedoista, jotka olet antanut Consultlocus a/s:lle.
Tietoja koskevat tiedustelut Konsultoikaa kronprinsessegade 26 1306 Kööpenhamina Sähköposti: gdpr@Consultlocus.com Voit ottaa meihin yhteyttä myös, jos sinulla on kysyttävää edellä mainitusta tai jos uskot, että henkilötietojasi käsitellään lain vastaisesti. Consultlocus a/s pyrkii vastaamaan kaikkiin pyyntöihin 30 päivän kuluessa niiden vastaanottamisesta. Jos henkilötietojasi pyydetään korjaamaan ja/tai poistettava, tutkimme, täyttyvätkö ehdot, ja jos näin on, teemme muutoksia tai poistoja mahdollisimman pian. Consultlocus a/s voi hylätä pyynnöt, jotka ovat kohtuuttoman toistuvia ja jotka vaikuttavat muiden henkilötietojen yksityisyyteen ja jotka ovat tarpeen lakisääteisten velvoitteiden vuoksi tai tilanteissa, joissa pyydettyä toimintaa on pidettävä erittäin monimutkaisina (esimerkiksi tietopyynnöt, jotka ovat saatavilla yksinomaan varmuuskopioina).